Arkinen Oy – Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Arkinen Oy
Kauppakatu 17 B
80100 Joensuu
info@arkinen.fi

2. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voit olla yhteydessä:

Arkinen Oy
info@arkinen.fi

3. Keitä tämä tietosuojaseloste koskee?

Tämä tietosuojaseloste koskee Arkinen Oy:n asiakkaita, työnhakijoita, työntekijöitä, yhteistyökumppaneita sekä verkkosivuston käyttäjiä siltä osin kuin Arkinen Oy käsittelee heidän henkilötietojaan.

Eri tilanteissa käsiteltävien henkilötietojen määrä, käyttötarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste voivat vaihdella.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Arkinen Oy käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Asiakassuhteet

• palveluiden tarjoaminen ja toimittaminen

• asiakaspalvelu ja yhteydenpito

• tilausten ja varausten käsittely

• laskutus ja maksuliikenne

• asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen

• reklamaatioiden ja muiden asiakasasioiden käsittely.

Rekrytointi

Työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessissa esimerkiksi:

• hakemusten käsittelyä ja arviointia varten

• yhteydenpitoa varten

• rekrytointipäätösten tekemistä varten

• haastattelujen ja mahdollisten muiden rekrytointivaiheiden järjestämistä varten

• rekrytointiprosessin hallinnointia varten.

Työnhakijalta kerätään vain sellaisia henkilötietoja, joiden käsittely on rekrytoinnin kannalta tarpeellista ja asianmukaista.

Yhteistyökumppanit ja muut sidosryhmät

Henkilötietoja käsitellään yhteistyön, yhteydenpidon, sopimusten sekä niihin liittyvien käytännön asioiden hoitamista varten.

Verkkosivusto

Verkkosivuston käytöstä voidaan kerätä teknisiä tietoja sekä tietoja verkkosivuston käytöstä verkkosivuston toiminnan, turvallisuuden, kehittämisen ja mahdollisen markkinoinnin toteuttamiseksi.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltäviä henkilötietoja voivat tilanteesta riippuen olla esimerkiksi:

• nimi

• puhelinnumero

• sähköpostiosoite

• osoite ja paikkakunta

• yritystä tai työtehtävää koskevat tiedot

• asiakkuuteen tai yhteistyösuhteeseen liittyvät tiedot

• laskutukseen liittyvät tiedot

• työnhakuun liittyvät tiedot, kuten työhakemus, ansioluettelo, työkokemus, koulutus, osaaminen, työskentelyä koskevat toiveet ja muut hakijan itsestään antamat rekrytoinnin kannalta tarpeelliset tiedot

• työnhakijan mahdollisesti toimittamat muut rekrytointimateriaalit, kuten video tai muu työnäyte, mikäli niitä pyydetään osana kyseistä rekrytointiprosessia

• verkkosivuston käyttöön liittyvät tekniset tiedot.

Arkinen Oy ei lähtökohtaisesti pyydä työnhakijoilta erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Työnhakijan ei tule toimittaa tällaisia tietoja, ellei niiden käsittelylle ole erillistä oikeusperustetta ja niitä ole nimenomaisesti pyydetty.

6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti kulloinkin soveltuvan oikeusperusteen perusteella.

Oikeusperusteena voi tilanteesta riippuen olla esimerkiksi:

• sopimuksen täytäntöönpano tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen

• rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen

• rekisterinpitäjän oikeutettu etu

• rekisteröidyn suostumus silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Rekrytoinnissa henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessin toteuttamiseksi ja työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi sovellettavan lainsäädännön asettamissa rajoissa.

7. Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja saadaan ensisijaisesti henkilöltä itseltään esimerkiksi:

• verkkosivuston lomakkeiden kautta

• työnhakulomakkeella

• sähköpostitse

• puhelimitse

• muun yhteydenpidon yhteydessä.

Tietoja voidaan saada myös sopimussuhteen tai muun yhteistyösuhteen yhteydessä sekä tilanteesta riippuen julkisista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta.

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Arkinen Oy voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja Arkinen Oy:n lukuun.

Näitä palveluntarjoajia voivat olla esimerkiksi:

• IT- ja pilvipalveluiden tarjoajat

• sähköposti- ja viestintäpalveluiden tarjoajat

• lomake- ja ajanvarauspalveluiden tarjoajat

• taloushallinnon ja laskutuksen palveluntarjoajat

• verkkosivuston ylläpitoon ja analytiikkaan liittyvät palveluntarjoajat.

Arkinen Oy varmistaa henkilötietojen käsittelijöiden kanssa sovellettavan lainsäädännön edellyttämät sopimukselliset ja muut suojatoimet.

Arkinen Oy ei myy henkilötietoja.

Lisäksi tietoa voi käsitellä myös Arkinen Oy:n konserniyhtiöt ja muut välittömät yhteistyökumppanit.

9. Google Workspace

Arkinen Oy käyttää liiketoiminnassaan Google Workspace -palvelua.

Google Workspacea voidaan käyttää esimerkiksi sähköpostiin, dokumenttien käsittelyyn, tiedostojen tallentamiseen, lomakkeisiin ja rekrytointiin.

Yhteistyökumppaninen / asiakkaan / työnhakijan Google Forms -lomakkeella antamat tiedot sekä lomakkeeseen liitetyt tiedostot, kuten ansioluettelo tai muu rekrytointimateriaali, voidaan tallentaa ja käsitellä Google Workspace -palveluissa.

Google käsittelee Workspace-palvelun yhteydessä henkilötietoja Arkinen Oy:n lukuun sovellettavien Google Workspace -ehtojen ja tietojenkäsittelyä koskevien ehtojen mukaisesti.

Arkinen Oy on hyväksynyt Google Workspaceen sovellettavan Cloud Data Processing Addendumin (CDPA).

Arkinen Oy:n Google Workspace -ympäristössä on otettu käyttöön Googlen Data Regions -asetuksissa Euroopan alue säilytetylle datalle siltä osin kuin kyseinen alueasetus soveltuu käytettyihin Google Workspace -palveluihin.

10. Henkilötietojen siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietojen käsittelyyn voi liittyä kansainvälisiä tiedonsiirtoja tai henkilötietojen käsittelyä Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Mikäli henkilötietoja siirretään Euroopan talousalueen ulkopuolelle, Arkinen Oy huolehtii siitä, että siirtoon sovelletaan tietosuoja-asetuksen 5. luvun mukaisia asianmukaisia suojatoimia ja että henkilötietojen suoja turvataan sovellettavan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Google Workspace -palveluiden osalta kansainvälisiin tiedonsiirtoihin sovelletaan Googlen kulloinkin voimassa olevia tietojenkäsittelyehtoja ja niissä määriteltyjä tiedonsiirtomekanismeja. Olemme valinneet Europpan alueen tietojen säilytyspaikaksi Googlen tarjoamissa asetuksissa. Euroopan alueen valitseminen Data Regions -asetuksissa koskee Googlen määrittelemiä palveluita ja säilytettyä dataa kyseisen ominaisuuden ehtojen mukaisesti. Se ei tarkoita, että kaikki Google-palveluihin liittyvä henkilötietojen käsittely tapahtuisi yksinomaan Euroopan talousalueella.

11. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista niiden käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai lainsäädännön mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Rekrytointiin liittyviä henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti rekrytointiprosessin ajan ja sen jälkeen vain niin kauan kuin säilyttämiselle on perusteltu käyttötarkoitus, kuten rekrytointiprosessin dokumentointi, oikeusvaateisiin varautuminen tai muu lainsäädännön mukainen peruste.

Muiden henkilötietojen säilytysajat määräytyvät niiden käyttötarkoituksen sekä sovellettavan lainsäädännön perusteella.

12. Henkilötietojen suojaaminen

Arkinen Oy toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta käytöltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, hävittämiseltä ja muulta lainvastaiselta käsittelyltä.

Henkilötietojen käsittelyoikeuksia rajataan työtehtävien perusteella. Arkinen Oy käyttää henkilötietojen käsittelyssä muun muassa käyttäjätunnuksia, käyttöoikeuksien hallintaa sekä palveluntarjoajien tarjoamia tietoturvaominaisuuksia.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus esimerkiksi:

• saada tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja

• saada pääsy henkilötietoihinsa

• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista

• pyytää tietojen poistamista lain edellytysten täyttyessä

• pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa

• vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa

• saada henkilötietonsa siirrettyä järjestelmästä toiseen silloin, kun tietosuoja-asetuksen mukaiset edellytykset täyttyvät

• peruuttaa suostumuksensa silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Kaikki oikeudet eivät ole ehdottomia, ja niiden toteuttamiseen voi liittyä lainsäädännöstä johtuvia rajoituksia.

Pyynnön voi tehdä ottamalla yhteyttä osoitteeseen info@arkinen.fi.

Arkinen Oy voi pyytää tarvittaessa lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.

14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojavalvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

15. Puheluiden tallentaminen

Arkinen Oy voi tietyissä tilanteissa tallentaa puheluita toiminnan, asiakaspalvelun ja palvelun laadun kehittämiseksi sekä puhelun sisällön asianmukaisen dokumentoinnin varmistamiseksi.

Puheluiden tallentamisesta ja sen tarkoituksesta ilmoitetaan soveltuvalla tavalla ennen tallennuksen aloittamista.

Tallenteita säilytetään vain niin kauan kuin niiden käyttötarkoitus ja mahdolliset lakisääteiset velvoitteet edellyttävät.

16. Evästeet ja verkkosivuston käyttö

Arkinen Oy:n verkkosivustolla voidaan käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita verkkosivuston toiminnan mahdollistamiseen, käyttökokemuksen kehittämiseen, kävijämäärien analysointiin sekä mahdolliseen markkinointiin.

Evästeiden käyttöön ja suostumuksen hallintaan sovelletaan kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä.

Välttämättömät evästeet voivat olla tarpeellisia verkkosivuston teknisen toiminnan kannalta. Muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttöön pyydetään tarvittaessa käyttäjän suostumus.

Evästeitä koskevia asetuksia voi hallita verkkosivuston evästeasetusten kautta sekä selaimen asetuksista.

17. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Arkinen Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintansa, palveluidensa tai sovellettavan lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan Arkinen Oy:n verkkosivustolla.